Gestion documentaire

Un document est un texte, un fichier, une instruction de travail ou autre qui est établi, approuvé et autorisé (libéré) avant son utilisation. Un document est révisé (mise à jour) de temps en temps selon nécessité. Des exemples typiques sont:

• Processus
• Instructions de travail
• Procédures
• Listes de contrôle (“checklist”) vides
• “How-To”
• Spécifications, lignes directrices etc
• Canevas p.ex. pour offres, contrats etc

Un enregistrement est un texte, un fichier, ou autre chose qui est établi (une fois) et qui n'est plus modifié par la suite. De manière générale, un enregistrement fournit une preuve tangible de la réalisation d'une activité ou des résultats. Des exemples typiques sont:

• Lettres, e-mail, mémos
• Offres
• Factures et quittances
• Photos, vidéos et images
• Listes de contrôle (“checklist”) remplies
• Rapports d'audit
• etc.

De manière générale, nos documents sont maîtrisés comme suit:

• Ils sont développés par l'unité concernée.
• Ils sont publiés dans la Dokuwiki (que vous êtes en train de lire ). Dokuwiki permet la gestion sécurisée des données sur la base des droits individuels d’accès.
• Ils sont approuvés quant à leur adéquation par une personne autorisée. De manière générale, cette autorisation est donné avec l'octroi du droit d'écriture dans la Dokuwiki. En d'autres termes : la publication dans la Dokuwiki équivaut la libération.
• Les modifications et leur auteur sont traçables dans la Dokuwiki (sous “anciennes révisions”). Par le même mécanisme, les anciennes versions ne sont plus accessibles de manière directe.
• Les documents sont valables seulement sous forme électronique, à l'intérieur de la Dokuwiki. Une fois imprimés ou sorties sous une autre forme (p.ex. PDF), ils ne sont plus considérées comme “maîtrisés”, sauf dans certains cas explicitement autorisées et surveillés.

De manière générale, nos enregistrements sont maîtrisés comme suit:

• Ils sont enregistrés par l'unité qui les crée.
• La décision sur la forme de l'enregistrement (papier, fichier électronique etc) est laissée à l'appréciation de l'unité.
  • Cette décision est documentée, de préférence directement dans la procédure qui décrit la création de l'enregistrement même.
• La durée de la conservation des enregistrements et leur destruction est déterminée selon nécessité, en tenant compte des prescriptions légales et des bonnes pratiques.
  • La durée de la conservation est documentée, de préférence directement dans la procédure qui décrit la création de l'enregistrement même.

• Opportunité: documentation de tous nous processus et préservation du savoir-faire, même les activités qui ne sont pas “obligatoires” pour le fonctionnement du système de gestion proprement dit.
  • Mesure: encourager les collaborateurs à contribuer à cette DokuWiki.
  • Mesure: ne pas hésiter à ajouter des commentaires, astuces et exemples.

• Risque: une partie de la documentation devient obsolète.
  • Analyse: Un document clé qui devient obsolète sera de toute façon retiré rapidement. Pour les autres documents, la probabilité d'une conséquence grave est minime, il convient donc de la mettre à jour à temps.
  • Mesure: revue régulière. Si nécessaire, mise à jour ou regroupement des documents (p.ex. “par an” ou “par client”).
  • Mesure: Lors de l'engagement d'un nouveau collaborateur (et lors d'un départ), mise à jour de l'annuaire avec la liste téléphonique et, si nécessaire, de l'organigramme.

• Risque: duplication du contenu
  • Analyse: Une partie de la DokuWiki est la copie directe d'une ancienne documentation écrite, il est donc possible de trouver des textes qui se réfèrent au même sujet mais sous une autre forme (p.ex. textes sur la maîtrise des risques et sur la prévention d'accidents)
  • Impact: la probabilité d'une conséquence grave causé par un tel doublon est minime.
  • Mesure: revue et mise à jour selon besoin, cf. ci-dessus.

• Risque: instructions pas claires par rapport aux enregistrements
  • Analyse: lors de la documentation d'un processus, il est possible que l'on oublie de spécifier des détails du stockage/archivage des enregistrements.
  • Impact: Nos collaborateur maîtrisent leurs processus et savent où ils stockage/archivent les enregistrements; c'est seulement l'aspect formel de la documentation qui est éventuellement incomplète. La probabilité d'une conséquence grave causé par un tel oubli est donc minime.
  • Mesure: lors d'une revue d'une procédure, vérifier si des enregistrements sont crées et clarifier leur stockage/archivage.